Asiakirjajulkisuuskuvaus

1. Asiakirjajulkisuuskuvauksen sisältö ja tarkoitus

Pohjanmaan liitto ylläpitää kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista sekä asiarekisteristä
tiedonhallintalain (906/2019) mukaisesti.

Pohjanmaan liitto muodostaa laissa mainitun tiedonhallintayksikön.

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa Pohjanmaan liiton asiakkaille yleiskuvaus siitä, miten sen asiarekisteri ja palvelujen tiedonhallinta ovat jäsentyneet. Lisäksi kuvauksen tavoitteena on auttaa asiakkaita kohdistamaan tietopyyntönsä oikealle viranomaiselle.

2. Pohjanmaan liiton asiarekisteri ja tiedonhallinta

Pohjanmaan liiton asiarekisterinä on kokonaisuus, joka sisältää asiankäsittelyä kuvaavat metatiedot. Asiarekisteristä ilmenee Pohjanmaan liitossa vireille pannut asiat, niiden käsittelyvaiheet sekä niihin liittyvät asiakirjat. Asiarekisteriin kuuluvia tietoja sisältyy Pohjanmaan liiton asianhallintajärjestelmän lisäksi operatiivisiin tietojärjestelmiin sekä paperiaineistoon.

3. Tietovarannot, tietoaineistot sekä tietojärjestelmät ja niiden käyttötarkoitukset

Tietovarannolla tarkoitetaan tiettyä tarkoitusta varten muodostettua, loogisesti tai fyysisesti yhteenkuuluvien tietojen muodostamaa tietoaineistoa tai tietoaineistojen kokoelmaa.

Pohjanmaan liiton tietovarannot koostuvat fyysisistä tietovarannoista eli arkistoista ja loogisista tietovarannoista eli rekistereistä.

3.1 Pohjanmaan liiton tietovarannot ja niiden käyttötarkoitus

• Hallintoasioiden tietovaranto. Käyttötarkoitus: Hallintoasioiden ohjaus, toiminnan suunnittelu, päätöksenteko ja johtaminen. Maakuntaliiton kokousten hallinta sekä maakuntahallituksen asettamat työryhmät.
• Henkilöstöasioiden tietovaranto. Käyttötarkoitus: Henkilöstön palkkaaminen ja palvelusuhteen aikainen asiankäsittely. Osaamisen kehittäminen ja työhyvinvoinnin edistäminen.
• Talousasioiden tietovaranto. Käyttötarkoitus: Talouden suunnittelu, rahoitus, kirjanpito ja maksuliikenne. Omaisuuden hallinta ja hankintatoimi.
  Alueiden käytön tietovaranto. Käyttötarkoitus: Maakuntakaavan laadinta, lausuntojen antaminen kuntien yleis- ja asemakaavoista, ympäristöasioista sekä ympäristövaikutusten arvioinneista. Liikennejärjestelmäsuunnitelman laadinta sekä paikkatieto.
• Alueiden kehittämisen tietovaranto. Käyttötarkoitus: Maakuntastrategian laadinta, kansallinen ohjelmatyö ja rahoitus, EU-ohjelmatyö ja rahoitus ja muu kehittämis- ja suunnittelutoiminta.
• Edunvalvonnan tietovaranto. Käyttötarkoitus: Pohjanmaan maakunnan kilpailukyvyn vahvistaminen.
• Kansainvälisen toiminnan tietovaranto. Käyttötarkoitus: Kansainvälisten toimistojen toiminta, kansainvälisten järjestöjen ja verkostojen toimintaan osallistuminen ja kansainvälinen edunvalvonta ja suhdetoiminta.
• Kulttuuripalveluiden tietovaranto. Käyttötarkoitus: Kulttuuripalveluiden suunnittelu ja ohjaus sekä liikuntatoimen ohjaus.
  Koulutuksen ja tutkimuksen tietovaranto. Käyttötarkoitus: Koulutuksen ja tutkimuksen suunnittelu ja ohjaus.
• Tiedonhallinnan ja viestintäpalveluiden tietovaranto. Käyttötarkoitus. Tiedonhallinnon ja tietopalvelun järjestäminen käsittäen tietoturvan, tietosuojan, asiakirjahallinnon ja arkistoinnin, tietopalvelun ja tilastotoimen. Viestinnän ja tiedottamisen toteuttaminen. Tietojärjestelmien kehittäminen ja ylläpito.

3.2 Pohjanmaan liiton tietojärjestelmät ja niiden käyttötarkoitus

• Asianhallintajärjestelmä. Käyttötarkoitus: Käsiteltävien asioiden, niiden toimenpiteiden sekä saapuvan ja liitossa syntyvän asiakirja-aineiston hallinta. Viranhaltijapäätösten laadinta ja julkaisu verkkosivuilla. Esityslistalle ja pöytäkirjalle tulevien asioiden hallinta ja julkaisu verkkosivuilla.
• Tiedonohjausjärjestelmä. Käyttötarkoitus: Tiedonohjaussuunnitelman laadinta ja ylläpito,
  asiakirjojen säilytysaikojen ja julkisuuden määritys.
• Kirjanpito-ohjelma. Käyttötarkoitus: Sähköinen ostolaskujen kierrätys-, kirjanpito- ja budjetointijärjestelmä, ostoreskontra.
• Matkalaskuohjelma. Käyttötarkoitus: Matkalaskujen laadinta, tarkastus, hyväksyntä.
• Palkanlaskentaohjelma. Käyttötarkoitus: Palkka- ja palkkiotapahtumien luonti, matkalaskujen poiminta, pankki-, kirjanpito- ja tulorekisteriaineiston muodostus.
• Pankkiohjelma. Käyttötarkoitus: Pankkiaineiston lähettäminen ja tiliotteiden noutaminen pankeista.
• EU:n rakennerahastohankkeiden sähköisen asioinnin järjestelmä. Käyttötarkoitus: EU-rakennerahastohankkeiden hallinnointi. Paikkatieto-ohjelma. Käyttötarkoitus: Paikkatietoaineistojen ylläpito, käsittely, analysointi ja hyödyntäminen. Kaavatietokannan ylläpito, analyysit, karttojen luonti.

4. Tietopalvelu ja tietopyynnön tekeminen

Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta.

Pohjanmaan liiton tietoaineistot eivät ole avoimesti saatavissa teknisen rajapinnan avulla.

Pohjanmaan liiton asiakirjoihin liittyvä tietopyyntö tulee yksilöidä riittävän tarkasti, jotta siitä ilmenee, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Hakutekijöinä voivat olla asian, hankkeen, yrityksen, yhteisön tai henkilön nimi, asianumero sekä ajankohta.

Tietopyyntö rekisteröidään kirjaamossa ja toimitetaan eteenpäin oikealle taholle vastattavaksi. Tietopyyntöön vastataan kahden viikon kuluessa tai mikäli pyyntö koskee laajoja asiakirjakokonaisuuksia, pyyntöön vastataan kuukauden kuluessa.

Tietopyyntö lähetetään Pohjanmaan liiton kirjaamoon joko sähköpostitse osoitteeseen kirjaamo@obotnia.fi tai postitse PL 174, 65101 Vaasa.